Cómo controlar los gastos de un autónomo
KAPATAZ · Publicado el
Controlar los gastos de un autónomo consiste en anotar cada pago el mismo día, con su ticket, y apartarlo de lo personal. Con eso, al trimestre se ve qué puede restar en el IRPF, qué IVA está justificado y qué cargo se ha quedado sin papel.
Este artículo es informativo y no sustituye el asesoramiento profesional. Consulta con un asesor fiscal para tu caso.
Las reglas de este texto valen para estimación directa. Si estás en módulos, el rendimiento no se calcula restando factura a factura.
Índice
¿Por qué se descontrolan los gastos de un autónomo?
Se descontrolan cuando el ticket y el apunte no nacen el mismo día. El papel se queda en la furgoneta y, a los tres días, el cargo del banco ya no tiene historia.
Ejemplo ilustrativo. Un fontanero paga 120 € al mes entre gasolina y peajes. Al trimestre son 360 €. Sin justificante, esos 360 € no se pueden explicar. Que sean deducibles depende de si el vehículo está afecto a la actividad.
¿Qué gastos son deducibles y cuáles no?
En estimación directa, el artículo 28 de la Ley 35/2006 exige que el gasto esté correlacionado con los ingresos de la actividad. La Agencia Tributaria lo resume así: que se haya ocasionado en el ejercicio de la actividad y que sea necesario para obtener los ingresos. Hace falta, además, justificante y registro.
Tampoco es lo mismo restar el gasto en el IRPF que deducir el IVA. El IRPF mira el rendimiento de la actividad. El IVA, si la actividad da derecho a deducir, mira la cuota soportada de una factura válida y la afectación a la actividad. Un mismo ticket puede entrar en uno, en los dos o en ninguno.
La cuota del RETA de la actividad es gasto deducible en estimación directa, en el ejercicio en que se paga. Si al año siguiente pagas una regularización, ese extra es gasto de ese año. Si te devuelven, baja el gasto de ese año.
La exención de IVA para autónomos no cambia este control. A 2 de noviembre de 2026 no está en vigor. Seguir guardando facturas con IVA soportado sigue haciendo falta para el modelo 303 de hoy.
Trucos para controlar tus gastos
1. Anota el gasto el mismo día
Ejemplo ilustrativo. Esos 120 € de gasolina y peajes, anotados el día 4 con el sitio y el motivo, se pueden preguntar. Los mismos 120 €, recordados el día 20, ya no.
Paso de esta semana: esta noche, lista los pagos de hoy. Uno por línea: importe, a quién y si hay papel.
2. Haz una foto al ticket antes de salir
El papel térmico se borra. La foto no decide si el gasto deduce: evita que desaparezca.
Ejemplo ilustrativo. Dejas el ticket en el mostrador de la ferretería y sales con la pieza. Sin la foto, a la semana queda el cargo y no el papel.
Paso de esta semana: el próximo ticket, foto antes de guardarlo.
3. Haz tres preguntas antes de darlo por bueno
Antes de sumarlo a la actividad, responde:
- ¿Lo he pagado para trabajar, no para casa?
- ¿Tengo factura o justificante a nombre de la actividad?
- ¿Sé si entra en el IRPF, en el IVA o en los dos?
Si una respuesta es «no lo sé», no lo metas todavía. Apártalo.
Ejemplo ilustrativo. Una comida de 45 € pagada con la tarjeta del taller, con un amigo y sin motivo de trabajo, falla la primera pregunta. No es un gasto de la actividad por haber salido de esa cuenta.
Paso de esta semana: en la lista de esta noche, marca con una duda los que no pasen las tres.
4. La luz de casa no se deduce al 30 % del total
Si afectas una parte de tu vivienda habitual a la actividad, los suministros (agua, gas, electricidad, telefonía e internet) se deducen en el porcentaje que sale de aplicar el 30 % a los metros destinados a la actividad, partido por los metros totales. Lo dice el artículo 30.2.5ª.b) de la Ley del IRPF, y así lo explica la Agencia Tributaria. Cabe probar un porcentaje distinto.
El 30 % no se aplica al alquiler ni al IBI. Esos, si la parte afectada se puede usar por separado, se prorratean por metros.
Ejemplo ilustrativo, solo de IRPF. Vivienda de 80 m². Despacho de 16 m², con aprovechamiento separado. Proporción: 16 / 80 = 20 %. Porcentaje de suministros: 30 % × 20 % = 6 %. Suministros del año: 2.400 €. Deducción en IRPF: 6 % × 2.400 = 144 €. Este ejemplo no dice nada del IVA de esas facturas.
Paso de esta semana: mide la estancia y escribe el porcentaje que te salga en un papel.
5. El 50 % del coche es de IVA, no de IRPF
En el IVA, los turismos, sus remolques, los ciclomotores y las motocicletas se presumen afectados a la actividad al 50 %, con una lista de casos al 100 %. Está en el artículo 95.Tres.2ª de la Ley 37/1992 y en el manual de IVA 2026. Se puede probar un uso mayor o menor.
En el IRPF el camino es otro. El reglamento no permite afectar solo una parte de un bien indivisible. Un turismo de uso mixto no se deduce «al 50 %» en el rendimiento. Más información: Reglamento del IRPF.
Ejemplo ilustrativo. Factura del taller: 200 € de base y 42 € de IVA, total 242 €. Si la presunción del 50 % encajara en esa reparación, el IVA en juego sería la mitad de 42 €, esto es 21 €. Eso no autoriza a restar 100 € en el IRPF.
Paso de esta semana: en cada factura del vehículo, separa base e IVA. No sumes un «50 % del total».
6. El 5 % no es un cajón para lo que no tienes papel
En estimación directa simplificada, las provisiones y los gastos de difícil justificación son el 5 % del rendimiento neto positivo, sin incluir ese concepto, con un máximo de 2.000 € al año.
El tope está en el artículo 30.2.4ª de la Ley del IRPF. El porcentaje, en la página de la Agencia Tributaria, que señala además un 10 % para Ceuta en 2026. Es incompatible con la reducción por autónomo económicamente dependiente o por cliente único no vinculado. No tapa un ticket perdido, ni existe en la modalidad normal ni en módulos.
Ejemplo ilustrativo. Rendimiento neto positivo, antes de este 5 %: 18.000 €. El 5 % son 900 €, por debajo de 2.000 €. Si el rendimiento fuera 60.000 €, el 5 % serían 3.000 € y el tope lo dejaría en 2.000 €.
Paso de esta semana: no apliques el 5 % a ningún ticket suelto. Si estás en simplificada, el cálculo es de cierre de año, con tu asesor.
¿Cómo hacer una revisión mensual en 15 minutos?
Una vez al mes, con el extracto y la carpeta de tickets. No hace falta un cierre contable.
- Abre el extracto del mes y la lista de tickets.
- Marca cada cargo que no tenga papel.
- Separa tres grupos: solo IRPF, IRPF e IVA, y dudoso o particular.
- Los dudosos se quedan fuera del modelo hasta que el asesor los vea.
- Anota dos cifras: gastos con papel y cargos sin papel.
El grupo «sin papel» es el trabajo de la semana siguiente, no un porcentaje inventado. El modelo 303 es el IVA. El modelo 130 es el pago fraccionado del IRPF en estimación directa.
Errores habituales que cuestan dinero
- Dar por deducible un gasto personal porque salió de la cuenta del negocio.
- Aplicar el 30 % a toda la factura de la luz, sin mirar los metros.
- Restar en el IRPF la mitad del coche porque «en el IVA es el 50 %».
- Dejar los tickets para la última semana del trimestre.
- Tirar justificantes antes de los 4 años que indica la Agencia Tributaria.
- Creer que una exención de IVA anunciada y no aprobada permite dejar de guardar el IVA soportado.
La amortización no es el precio pagado el día de la compra. En simplificada es lineal, con la tabla de la Agencia Tributaria. El coeficiente de cada bien está en esa tabla. No lo pongas de memoria.
Preguntas frecuentes
¿Qué gastos puede deducir un autónomo?
En estimación directa, los que estén ligados a la actividad, justificados y registrados. No basta con pagarlos desde la cuenta del negocio. En módulos el cálculo no sale de restar factura a factura.
¿El 30 % de la luz de casa se deduce entero?
No. El artículo 30.2.5ª.b) de la Ley del IRPF aplica el 30 % solo a la proporción de metros de la vivienda habitual destinados a la actividad. El alquiler de esa parte se prorratea por metros, sin ese 30 %.
¿Puedo deducir el 50 % del coche en el IRPF?
No es la regla del IRPF. El 50 % es una presunción de afectación del IVA en turismos, del artículo 95.Tres.2ª de la Ley del IVA. En el IRPF un bien indivisible no se afecta a medias. Más información: Reglamento del IRPF.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los tickets?
La Agencia Tributaria pide conservar facturas y justificantes durante el plazo de prescripción de 4 años. Si el gasto es un bien de inversión, el plazo puede ser más largo: consúltalo con tu gestoría. Más información: Ley del IVA.
¿El modelo 130 sirve para los gastos de IVA?
No. El modelo 303 es la autoliquidación del IVA. El modelo 130 es el pago fraccionado del IRPF de quien está en estimación directa. Llevar los gastos al día alimenta a los dos, pero no son el mismo impreso.
¿Una app puede decirme si un gasto es deducible?
No. Guardar la foto del ticket no convierte el gasto en deducible. La deducción la decides tú con la norma y, si hace falta, con un asesor. La herramienta solo evita que el papel desaparezca.
Qué hacer a partir de aquí
Esta semana basta con la lista de cada noche y la foto del ticket antes de salir. A fin de mes, los 15 minutos. El 30 % de la vivienda y el 5 % de simplificada se calculan con la norma, no con un ticket suelto.
Revisado por el equipo de KAPATAZ el 5 de noviembre de 2026, con la normativa vigente en esa fecha. Fuentes: Agencia Tributaria y BOE, enlazadas en el texto.
¿Cómo te puede ayudar KAPATAZ con esto?
KAPATAZ entra cuando pagas, no cuando llega el trimestre. Ejemplo ilustrativo: compras una pieza de 18 € en la ferretería. Haces la foto del ticket antes de salir. El gasto queda en el móvil, con la fecha y una categoría.
En la revisión de 15 minutos, ese cargo del banco ya tiene papel al lado. La lista se la pasas a quien prepara el modelo 303 y el modelo 130.
La aplicación no decide si el ticket es deducible, no aplica el 30 % de la vivienda y no presenta impuestos. Solo ordena lo que has fotografiado. El recorrido está en la página de KAPATAZ para autónomos.