Cómo calcular la rentabilidad real de una obra antes de terminarla
Equipo KAPATAZ · · Actualizado el
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Para calcular la rentabilidad real de una obra, resta los costes totales reales a los ingresos reales. El resultado es el margen en euros. Para expresarlo como porcentaje, divide ese margen entre los ingresos y multiplícalo por 100. Si la obra todavía no ha terminado, el cálculo es una previsión a cierre, no el resultado final. Con el precio y los costes de tu obra puedes calcular el margen de una obra.
Cómo se calcula el margen y el porcentaje
Las dos primeras líneas valen para el cierre y para la previsión. La tercera solo se usa mientras la obra sigue abierta.
Margen de la obra = ingresos - costes totales
Rentabilidad sobre ingresos = margen de la obra / ingresos × 100
Coste total previsto a cierre = costes confirmados + costes comprometidos + costes pendientes estimados
En esta guía, la rentabilidad sobre ingresos se calcula dividiendo el margen entre los ingresos. Una empresa puede utilizar otros criterios contables o de gestión, por lo que el criterio debe ser coherente y mantenerse igual al comparar obras. Este texto no es asesoramiento contable ni fiscal.
| Término | Qué incluye en esta cuenta |
|---|---|
| Ingresos reales o previstos | Los reales son los de la obra cerrada. Los previstos se usan mientras sigue abierta e incluyen el contrato y los extras ya aprobados. |
| Costes directos | Gastos que se pueden atribuir a esa obra, como su material o su subcontrata. |
| Costes indirectos | Costes de la empresa que no corresponden a una sola obra. Entran solo con el criterio que definan la empresa o su asesoría. |
| Costes compartidos | Un gasto que sirve a más de una obra. Se reparte con un criterio coherente y estable. Esta guía no fija cómo repartirlo. |
| Costes confirmados | Importes ya respaldados por una factura, un ticket o un albarán registrado. |
| Costes comprometidos todavía no facturados | Pedidos, alquileres o subcontratas ya encargados cuya factura no ha llegado. No se omiten por eso. |
| Costes pendientes estimados | Trabajo que falta por ejecutar y que aún no está encargado. Es una estimación, no un dato cerrado. |
| Margen en euros | Ingresos menos costes totales. Es real con los datos de cierre y previsto durante la obra. |
| Rentabilidad sobre ingresos | El margen dividido entre los ingresos y multiplicado por 100. En esta guía se calcula así. |
La mano de obra propia se trata según el criterio contable o de gestión que utilice la empresa. Los gastos compartidos se reparten con un criterio coherente definido por la empresa o su asesoría, y ese criterio se mantiene en cada revisión. Un coste comprometido no se omite solo porque la factura no haya llegado. Cuando esa factura llega, sustituye al compromiso: el mismo coste no se contabiliza dos veces.
Ingresos y costes deben compararse sobre la misma base. Esta guía no decide si esa base incluye el IVA.
La previsión a cierre no es el resultado final
El resultado real se calcula cuando ya se conocen los ingresos reales y los costes reales. Ese margen en euros, y su porcentaje sobre los ingresos, es la rentabilidad confirmada.
Mientras la obra sigue abierta, la cuenta es una previsión: ingresos previstos menos el coste total previsto a cierre.
La previsión puede cambiar por facturas recibidas tarde, extras aprobados, cambios de alcance, nuevas subcontratas, alquileres, costes comprometidos, gastos compartidos o documentos que todavía faltan.
Una factura tardía solo modifica el cálculo si ese coste no estaba incluido previamente. Si ya estaba anotado, se corrige el importe y no se suma otra vez.
Ejemplo ilustrativo
Cifras redondas para ver la cuenta. No son datos de KAPATAZ ni de un cliente.
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Ingresos previstos de la obra | 100.000 euros |
| Costes confirmados | 48.000 euros |
| Costes comprometidos todavía no facturados | 12.000 euros |
| Costes pendientes estimados | 15.000 euros |
| Coste total previsto a cierre | 75.000 euros |
| Margen previsto | 25.000 euros |
| Rentabilidad prevista sobre ingresos | 25 % |
Coste total previsto a cierre = 48.000 + 12.000 + 15.000 = 75.000 euros.
Margen previsto = 100.000 - 75.000 = 25.000 euros.
Rentabilidad prevista sobre ingresos = 25.000 / 100.000 × 100 = 25 %.
En el cierre de este ejemplo los ingresos siguen en 100.000 euros y el coste final real es 78.000 euros. La previsión cambió porque el coste final fue 3.000 euros superior al coste previsto.
| Concepto | Previsión a cierre | Resultado final |
|---|---|---|
| Ingresos | 100.000 euros | 100.000 euros |
| Costes | 75.000 euros | 78.000 euros |
| Margen | 25.000 euros | 22.000 euros |
| Rentabilidad sobre ingresos | 25 % | 22 % |
Margen final = 100.000 - 78.000 = 22.000 euros.
Rentabilidad final sobre ingresos = 22.000 / 100.000 × 100 = 22 %.
En este ejemplo la rentabilidad pasa del 25 % previsto al 22 % final. El 25 % es una previsión. El 22 % es el resultado de este cierre ficticio.
Qué revisar para actualizar la previsión
Cada revisión refresca la previsión a cierre. No declara el resultado final. El hábito de asociar cada justificante a su obra está en controlar los costes de una obra sin perder tickets ni albaranes.
- Contrato, presupuesto e ingresos previstos. Anota el importe contratado, las partidas y el avance que confirma el encargado. El porcentaje del planning no sustituye a lo que está hecho en el tajo.
- Facturas, tickets y albaranes ya recibidos. Esos justificantes son los costes confirmados. Si un papel no está asignado a esta obra, no entra en la cuenta.
- Costes comprometidos. Suma pedidos, alquileres y subcontratas ya encargados aunque la factura no haya llegado. Van aparte de lo ya facturado.
- Costes pendientes estimados. Estima cantidades, jornadas y alquileres que faltan y que aún no están encargados. Márcalos como estimación.
- Extras, subcontratas, alquileres y gastos compartidos. Un extra aprobado, un cambio de alcance, una subcontrata nueva, un alquiler o un gasto compartido pueden cambiar la previsión. El gasto compartido se reparte con el criterio de la empresa o de su asesoría. Si la factura corresponde a un coste ya anotado, se corrige el importe y no se suma otra vez.
- Desviación frente al presupuesto y papeles que faltan. Compara el presupuesto con el coste previsto a cierre, por partidas. Anota qué documentos no han llegado, decide una medida y fija el día de la siguiente revisión.
Si la comparación por partidas ya muestra un desvío que hay que frenar, el protocolo está en actuar cuando una obra se desvía del presupuesto.
Una reunión de 20 minutos para decidir
El recálculo puede hacerse antes. La reunión sirve para decidir con la previsión ya hecha:
- Situación de esta previsión. Avance real, plazo restante, ingresos previstos y margen de la revisión de hoy.
- Partidas con más riesgo. Las dos o tres que más se están comiendo el margen.
- Decisiones. Qué compra se frena, qué cambio se documenta como extra y qué se escala al cliente.
- Responsable y siguiente revisión. Un nombre y un día concreto. Una revisión semanal o quincenal de 20 minutos suele bastar para no dejar la lectura para el cierre.
Señales para adelantar la revisión
- Las compras crecen más rápido que el avance real.
- Se repiten compras urgentes del mismo tipo.
- Un alquiler o una subcontrata se alarga un día más.
- Hay material sobrante o sin localizar.
- Lo ejecutado no se parece a lo presupuestado en dos o tres partidas.
Errores que dejan la cifra inservible
- Tratar la facturación al cliente como si fuera el beneficio.
- Mezclar justificantes de dos obras en la misma cuenta.
- Publicar una sola cifra sin decir si incluye comprometidos y pendientes.
- Presentar una previsión hecha con papeles incompletos como resultado final.
Qué hace KAPATAZ con los gastos de la obra
KAPATAZ puede ayudar a capturar tickets, albaranes y facturas desde el móvil, extraer sus datos con OCR e IA, asignar cada gasto a una obra, agruparlos por proyecto, localizar en esa lista un documento o un gasto que falta y exportar la información a contabilidad.
Quien registra el gasto elige la obra, y en oficina se puede corregir. Conviene revisar la lectura del OCR antes de usar el importe como coste confirmado.
KAPATAZ organiza y agrupa los gastos, pero no sustituye al sistema contable ni determina por sí sola el beneficio final de una obra. Tampoco sustituye a una asesoría, no fija el criterio de costes indirectos y no garantiza una rentabilidad.
Si quieres reunir los gastos de una obra activa y revisar la previsión con los papeles al día, contacta con KAPATAZ y prueba el flujo con tu equipo.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la fórmula para calcular la rentabilidad de una obra?
El margen en euros es ingresos menos costes totales. La rentabilidad sobre ingresos es ese margen dividido entre los ingresos y multiplicado por 100. Con la obra cerrada se usan los datos reales. Mientras sigue abierta, el resultado es una previsión a cierre. Una empresa puede usar otro criterio, siempre el mismo al comparar obras.
¿Cómo puedo calcularla antes de que termine la obra?
Suma costes confirmados, costes comprometidos y costes pendientes estimados. Resta ese total de los ingresos previstos. El resultado es una previsión a cierre, no el resultado final. Si un coste ya estaba incluido, corrige el importe y no lo sumes otra vez.
¿Qué diferencia hay entre costes directos e indirectos?
Los costes directos se atribuyen a esa obra, como su material o su subcontrata. Los indirectos son costes de la empresa que no corresponden a una sola obra. Los compartidos sirven a más de una obra y se reparten con el criterio de la empresa o de su asesoría. La mano de obra propia sigue ese mismo criterio contable o de gestión. Esta guía no fija un reparto.
¿Debo incluir los costes comprometidos aunque todavía no tenga la factura?
Sí, en la previsión a cierre. Un pedido, un alquiler contratado o una subcontrata encargada ya es coste, aunque la factura no haya llegado. Cuando llegue la factura, sustituye el compromiso por el importe facturado. No sumes los dos.
¿Qué ocurre si aparecen extras o facturas después del primer cálculo?
Hay que rehacer la previsión. Un extra aprobado puede cambiar los ingresos, los costes o ambos. Una factura tardía solo se añade si ese coste no estaba ya incluido. Si ya estaba anotado, se corrige el importe y no se suma otra vez.
Reúne los gastos de una obra que todavía está abierta
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