Excel o software para controlar una obra: qué conviene a una pyme
KAPATAZ · Publicado el
Excel basta para controlar una obra cuando una sola persona lleva un solo archivo y la obra es una. Deja de bastar cuando el encargado manda otra copia por WhatsApp, hay dos obras abiertas o el ticket se queda en la furgoneta y se apunta días después.
El asiento y si un papel entra en el margen los sigue cerrando tu gestoría. Aquí solo se habla de dónde vive el gasto del día.
¿Cuándo basta Excel para una obra?
Si reconoces tu semana en estas cuatro cosas, la hoja te llega: una persona guarda el archivo, la obra es una (o están muy paradas), los papeles le llegan el mismo día y nadie le reenvía un «te lo he corregido».
En ese caso Excel es lo que ya sabes usar, y la gestoría puede trabajar con el listado que le pasas. Meter un programa solo porque «toca digitalizarse» añade una herramienta y no quita ningún lío.
El presupuesto que firmaste con el cliente puede seguir ahí. Controlar la obra es otra pregunta: qué se ha gastado ya, y con qué papel. Cómo no perder esos tickets está en controlar los costes sin perder tickets ni albaranes.
Qué pasa con dos archivos a la vez
El fallo casi nunca es una fórmula. Es el nombre del archivo. «Obra_Lopez_v3», «Obra_Lopez_v3_FINAL» y el que el encargado tiene en el correo no son el mismo coste. Uno lleva el albarán del martes. El otro, no.
A fin de mes se nota de tres maneras. Un gasto está dos veces, porque cada copia lo tenía. Otro no está, porque cada uno creía que lo había apuntado el otro. Y el margen sale de la copia que alguien abrió el viernes, no de lo que se pagó.
Pasa con dos compras el mismo día. Cada persona mete su línea en su copia. Al juntarlas, una de 180 € está repetida y otra de 90 € ha desaparecido. El proveedor no se ha equivocado. El archivo, sí. Las cifras son un ejemplo.
El papel está en la obra y el Excel en la oficina
El archivo está donde está el ordenador. El ticket está en la ferretería, en la guantera o en un bolsillo. Si el apunte espera a la noche, el papel térmico ya no se lee y en el banco queda un cargo sin historia.
Para poder preguntar después, de cada gasto hacen falta cuatro cosas:
- La foto o el PDF, el mismo día. Ticket, albarán o factura.
- Fecha, proveedor e importe, tal como salen en el papel.
- La obra. Sin eso, el gasto cae en un cajón común.
- Quién pagó, si no es evidente.
La foto guarda lo que se puede leer. Si no se lee, no hay que inventar el importe. Tampoco decide si el IVA de ese papel se deduce: la factura válida y el asiento los cierra la gestoría.
Cuándo merece la pena cambiar
Con un solo tropiezo reciente se puede seguir en Excel, con una regla clara: un archivo, una persona, foto el mismo día. Cuando se juntan dos o más de estas, la hoja ya va por detrás del tajo.
- Compran dos personas para la misma obra.
- Hay dos obras abiertas a la vez.
- Ha circulado más de una versión del mismo archivo.
- Los tickets llegan a la oficina en una bolsa, a fin de mes.
- La gestoría pide un justificante que ya no aparece.
- El margen se mira cuando la obra está casi cerrada, no cuando todavía se puede corregir.
Un programa de oficina, con más menús, no arregla esto. La diferencia entre un software vertical y uno genérico está en si el gasto se anota donde se paga, con guantes y sin diez clics. Las condiciones de KAPATAZ están en kapatazapp.com/precios.
Excel o software, según el caso
| Si tu caso es este | Excel | Software de gastos de obra |
|---|---|---|
| Una persona, una obra, pocos papeles al mes | Basta, si hay un solo archivo y un responsable | Puedes seguir en la hoja |
| Dos o más personas compran | Cada copia del archivo es una versión distinta | Cada gasto entra una vez, con su documento |
| Varias obras a la vez | Las hojas se mezclan o se olvidan | El gasto queda en su obra |
| El papel nace en el tajo | El archivo está en la oficina | La foto se hace donde se paga |
| Quieres ver el coste con la obra abierta | Hay que reunir versiones y sumar | Ves lo ya registrado, no lo que aún no se ha fotografiado |
| La gestoría pide un listado | Se monta a mano | Se exporta lo aprobado. El programa contable no cambia |
Si el albarán sigue en la furgoneta, no está en el total. Da igual que mires la hoja o la app: las dos enseñan solo lo que alguien ha registrado.
Ni la hoja ni el programa deciden el precio que das al cliente, ni presentan impuestos, ni marcan un gasto como deducible. El papel sirve para que la gestoría lo vea.
Si la reforma entera sigue en una hoja y quieres el orden para salir de ahí, está en cómo llevar el control de gastos de una reforma sin Excel.
Preguntas frecuentes
¿Excel sirve para controlar una obra pequeña?
Sí, si la lleva una sola persona, en un solo archivo, y la obra es una. En cuanto hay dos copias o dos personas comprando, ya no sabes cuál es el archivo bueno.
¿Hay que dejar el presupuesto al pasar a un software?
No. El presupuesto que diste al cliente puede seguir en la hoja. Lo que se anota aparte es el gasto del día, con su papel y en su obra.
¿Un software de gastos sustituye a la gestoría?
No. Ordena los justificantes y exporta un Excel de lo aprobado. El asiento y el impuesto siguen en el programa de la asesoría.
¿Qué hay que guardar de cada gasto de obra?
El ticket o la factura, la fecha, el proveedor, el importe y la obra. La foto evita que el papel térmico se borre. No convierte un ticket incompleto en factura.