Cómo llevar el control de gastos de una reforma sin Excel

Llevar los gastos de una reforma sin Excel es anotar cada pago el día que se hace, con su ticket y en esa reforma. El presupuesto que diste al cliente, y la gestoría, se quedan donde están.

Aquí no hay un margen cerrado ni un material marcado como deducible. Eso sale de tus números y de quien lleva la contabilidad.

Qué sale de la hoja y qué se queda

De la hoja puede salir el registro del día: la foto del ticket o del albarán, la reforma a la que pertenece, la lista de lo ya anotado mientras la reforma sigue abierta, y el Excel que se baja cuando alguien lo ha mirado.

Se quedan fuera el presupuesto firmado con el cliente, la decisión de si un extra se cobra o se asume, el asiento y los modelos, y cualquier papel que nadie ha fotografiado. Si todavía no tienes claro si te toca cambiar, los casos están en Excel o software para controlar una obra.

Qué papel hace falta por cada gasto

Un gasto está anotado cuando se puede explicar el cargo del banco. Si falta una de estas, el cargo existe y la historia no.

• Foto del ticket, del albarán o de la factura, ese mismo día.
• La fecha del papel, no la del día en que te acuerdas.
• El proveedor, como está escrito.
• El importe. Si la lectura automática no lo ve, no se inventa.
• La reforma. Si no, el gasto cae en un cajón común.

Quién puede comprar, y hasta dónde, va por escrito. Esa es la política de gastos. Sin esa regla, ordenar papeles no frena una compra que no tocaba.

La revisión de los viernes

Quince minutos a la semana evitan la tarde de antes de que venga la gestoría. Solo si la foto ya está hecha. Si el papel sigue en la furgoneta, esos quince minutos se van en buscarlo.

En cada línea, cuatro preguntas y se pasa a la siguiente:

• ¿Hay documento?
• ¿La reforma es esa?
• ¿El importe es el del papel?
• ¿Me falta algún pago que recuerdo y no está?

Lo que no cuadra se aparta. Aprobarlo para quitarlo de en medio es la bolsa de tickets con otro nombre: el problema cambia de sitio y aparece el día de la gestoría.

Qué archivo recibe la gestoría

Al cerrar el periodo se baja lo aprobado: fecha, proveedor, importe y reforma. Ese Excel es para quien contabiliza. El modelo de IVA y el programa de la asesoría siguen siendo los suyos.

Un papel sin revisar no entra en ese archivo. Mezclar borradores con gastos vistos es volver a tener dos versiones.

La foto en el móvil, con una cuadrilla y no solo desde la oficina, está en qué tiene que hacer una app para que la use una cuadrilla. Las condiciones del plan están en kapatazapp.com/precios.

Cómo salir de Excel sin tirar el histórico

El lunes en el que el Excel desaparece sale mal. Se cambia una reforma, no la empresa entera.

1. Elige una reforma abierta, con pocos gremios, y déjala como prueba.
2. Desde un día concreto, los gastos nuevos van a la herramienta. Lo anterior se queda en la hoja, con su fecha.
3. Durante dos semanas, compara el total nuevo con lo que habrías apuntado. Si no cuadra, falta un documento.
4. Cuando esa reforma cuadra, pasa la siguiente. El archivo de los últimos tres años no se reescribe el primer día.
5. Guarda el Excel antiguo. Es el histórico.

Una reforma de baño, material y un fontanero, sirve de prueba. Primera semana: cuatro tickets en la herramienta y la hoja vieja todavía abierta. Si los cuatro están en las dos listas, la prueba va bien. Si en la hoja hay cinco, falta una foto.

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