Rentabilidad

Guía de dietas y desplazamientos para obras

20 de octubre de 2026 · España

Para controlar los gastos de desplazamiento de una cuadrilla hace falta una regla escrita, el justificante del mismo día y la obra a la que pertenece cada gasto. Sin esos tres datos, administración no puede repartir el coste ni explicar de dónde sale.

Cuando el equipo salta de una obra a otra, el peaje, la comida y el combustible se mezclan. Esta guía ordena la política de la empresa, los datos que hay que guardar y cómo arrancar con una sola cuadrilla. Los importes los pone la empresa, no esta página.

¿Qué política de desplazamientos necesita una cuadrilla que va de obra en obra?

La política de la empresa dice qué gasto se admite, quién lo aprueba y qué justificante hace falta antes de pagarlo. Los importes los fija ella en su documento interno. Esta guía no publica cifras.

1. Combustible. Solo el repostaje del vehículo que va a obra. El justificante lleva fecha. La política identifica el vehículo. Lo aprueba quien lleva la cuadrilla si el desplazamiento es a una obra abierta.
2. Peajes y billetes. El trayecto tiene origen, destino y obra. El peaje o el billete se guarda el mismo día. Un desplazamiento sin obra asignada no se aprueba.
3. Estacionamiento. El parking del día de trabajo en esa obra. El del fin de semana o el del uso personal queda fuera de la nota de obra.
4. Comidas. Comida de un día de trabajo, con justificante, si la política de la empresa la admite. El tope lo escribe ella.
5. Alojamiento. Solo si la obra obliga a pernoctar. La reserva va a nombre de la empresa o del trabajador en ese desplazamiento, con el justificante que pida la política.
6. Kilometraje. Parte con origen, destino, fecha y obra. La política elige una vía por viaje, combustible o kilómetros, para no pagar el mismo trayecto dos veces.
7. Compras urgentes. Material menor de la obra, imputado a esa obra, con justificante. No es una dieta. Se trata como coste de material.

Quien aprueba mira tres cosas: que el gasto sea de trabajo, que tenga obra y que el justificante se lea. Si falta una, el gasto vuelve a la cuadrilla el mismo día.

¿Cómo crear una política de dietas para una empresa?

Una política de dietas cabe en una página: para qué sirve, a quién afecta, qué gastos entran, qué tope pone la empresa, quién aprueba, qué papel hace falta, en qué plazo se entrega y cada cuánto se revisa. Si la cuadrilla no la puede leer en el móvil, no se usa.

1. Objeto. Dejar escrito qué gasto de desplazamiento se admite y a qué obra se carga. Sirve para que administración y la cuadrilla usen la misma regla.
2. Alcance. A quién aplica: la cuadrilla que va de una obra a otra. El gasto personal, el del fin de semana y el que no es de trabajo quedan fuera.
3. Tipos de gasto. Combustible, peajes y billetes, estacionamiento, comidas, alojamiento, kilometraje y compras urgentes de material. Lo que no esté en la lista no se improvisa en el tajo.
4. Límites internos. El tope de cada tipo lo escribe la empresa. Esta guía no pone cifras. Si un gasto pasa del tope, se pregunta antes de pagarlo.
5. Aprobación. Una persona aprueba. Mira que sea de trabajo, que tenga obra y que el papel se lea. Si falta algo, lo devuelve el mismo día.
6. Justificantes. Foto o documento legible, con fecha e importe. Un papel cortado, a oscuras o en blanco no vale.
7. Plazos. El justificante se entrega el mismo día. Administración revisa la nota cada semana. Dejarlo para fin de mes llega tarde.
8. Revisión. Se relee la política cuando cambia la cuadrilla o el tipo de obra. Si sigue sirviendo, no hace falta reescribirla.

¿Qué tips ayudan a que la política se cumpla?

• Escríbela en una página. En la furgoneta nadie abre un manual.
• Pon ejemplos de lo que sí entra y de lo que no. Un caso claro ahorra la discusión del viernes.
• Empieza con tres tipos de gasto. El resto se añade cuando esos tres salen completos.
• Si la regla cambia, avisa a la cuadrilla antes del siguiente viaje. Una política que solo conoce oficina no se cumple.

En KAPATAZ, la liquidación de dietas está en desarrollo y se puede probar. La política de viajes queda en la misma pantalla de la nota, siempre a mano, sin buscar un PDF. El detalle está en Liquidación de gastos de viaje.

¿Qué datos hay que conservar de cada gasto de desplazamiento?

De cada gasto se guardan la persona, la fecha, el lugar, la obra, la categoría, el importe que figure en el papel, el justificante, el motivo y, si toca, el criterio de reparto. Con eso administración puede explicar el coste. Sin eso, el papel es un ticket suelto.

• Persona. Quién pagó o quién viajó.
• Fecha. La del justificante, no la del día en que se entrega la nota.
• Lugar. Dónde se produjo el gasto: área de servicio, aparcamiento, localidad de la comida o del hotel.
• Obra. El tajo al que sirve. Si no hay obra, no entra en el coste de obra.
• Categoría. Combustible, peaje o billete, estacionamiento, comida, alojamiento, kilometraje o compra urgente.
• Importe. El que viene escrito en el justificante. No se calcula ni se redondea a ojo.
• Justificante. La foto o el documento, legible, con fecha e importe.
• Motivo. Una frase: visita a la obra, pernocta, material urgente.
• Reparto. Si un gasto sirve a varias obras, el criterio usado: horas, kilómetros o el reparto que la política haya fijado antes del viaje.

Un peaje hacia dos tajos no se carga entero al primero. El criterio se anota en el momento.

¿Cómo se implanta el control con una sola cuadrilla?

Se empieza por una obra y pocas categorías, durante unas semanas, hasta que la cuadrilla entrega el justificante el mismo día. El piloto cabe en una página. Abrirlo al resto de obras antes de ese hábito multiplica los papeles perdidos.

1. Elige el terreno. Una obra activa y tres categorías: combustible, peaje y comida. El alojamiento y el kilometraje entran cuando estas tres salen completas.
2. Escribe la regla en una página. Qué se admite, quién aprueba y qué justificante hace falta. Los topes de dinero los escribe la empresa. Esta guía no pone cifras.
3. Pide el dato el mismo día. Persona, fecha, obra y foto del justificante. Si el papel no se lee, se repite antes de tirarlo.
4. Revisa cada semana. Administración devuelve lo incompleto y pasa a la gestoría solo lo que tiene obra, justificante y motivo. Al mes siguiente se añaden el resto de categorías o la siguiente cuadrilla.

¿Qué revisa administración antes de pagar la nota?

Administración mira si el gasto es de trabajo, si tiene obra, si el justificante se lee y si encaja en la política de la empresa. Si falta algo, la nota vuelve el mismo día. Así se paga lo que está claro y se para lo que no se puede explicar.

• La persona, la fecha y la obra están escritas.
• El justificante se lee: fecha e importe.
• El gasto cabe en lo que la política admite.
• Si toca a varias obras, el reparto está anotado.

Ante la duda, el gasto se queda pendiente y no entra en el coste de la obra hasta que la nota esté completa.

¿Qué puede hacer KAPATAZ hoy con los gastos de obra y qué está en desarrollo?

Hoy KAPATAZ captura y revisa el ticket de la obra desde el móvil. La liquidación de dietas y gastos de viaje está en desarrollo, sin fecha de salida. Si quieres verla, pide una prueba: 1 mes gratis, sin permanencia. En esa prueba la nota va digitalizada, la política queda a mano y se puede aprobar o devolver.

Disponible hoy. Captura y revisión de tickets desde el móvil, asignación a obra y partida, y exportación para la gestoría o la contabilidad. El detalle de la lectura está en OCR de documentos de obra. Cómo encaja esa captura frente a otros programas se cuenta en Mejores software OCR para albaranes y facturas en construcción [2026].

En desarrollo, sin fecha comprometida. La liquidación de dietas y gastos de viaje se puede probar, no está cerrada. La pantalla puede cambiar. Así está pensada, para que la cuadrilla lo haga sin formación:

1. La nota se digitaliza. Quien viaja abre Gastos de viaje en el móvil y añade cada gasto: comida, hotel, transporte, kilómetros u otros. El papel deja de vivir en la guantera.
2. La política, a mano. La política de viajes se consulta en la misma pantalla. Antes de enviar se ve si falta un justificante.
3. Se puede devolver. Quien revisa aprueba la nota o la devuelve. Devolver es no aceptarla, y lleva un comentario para que la cuadrilla sepa qué corregir.

El detalle, también marcado en desarrollo, está en Liquidación de gastos de viaje. Si quieres probarla, deja tus datos al final de esta página.

No incluido. KAPATAZ ordena la nota, el justificante y la obra. La política de importes la escribe la empresa.

¿Qué errores hacen que el gasto de la cuadrilla se pierda?

El gasto se pierde cuando el ticket no dice de quién es, de qué obra es o ya no se puede leer. Revisarlo solo al cerrar el mes llega tarde: el papel térmico se borra y nadie recuerda el trayecto.

• Mezclar gastos personales y de obra. La comida del fin de semana o el parking de casa no entran en la nota. Si entran, el coste de la obra se ensucia y luego nadie puede explicar el gasto.
• Asignar todo a una sola obra. El peaje que sirve a dos tajos, cargado entero al primero, hace que una obra parezca cara y la otra barata. El reparto se anota el día del gasto.
• Aceptar tickets ilegibles. Una foto cortada, a oscuras o de un térmico ya blanco no es un justificante. Se pide otra antes de aprobar.
• Revisar solo a fin de mes. Una semana de tickets sin obra no se reconstruye el día 30. La revisión corta, cada semana, devuelve el hueco cuando la cuadrilla aún está en el tajo.

Preguntas frecuentes sobre dietas y desplazamientos de obra

Estas respuestas ordenan el reparto entre obras, el papel del ticket y si la liquidación de dietas de KAPATAZ ya se puede usar. Sirven para el trabajo diario de la cuadrilla.

¿Por dónde empezar a controlar los gastos de desplazamiento?

Empieza por una obra, tres categorías y la revisión de cada semana. Cuando la cuadrilla entrega persona, fecha, obra y justificante el mismo día, el coste deja de vivir en la guantera. La liquidación de dietas en KAPATAZ está en desarrollo: si quieres verla, pide la prueba. La nota va digitalizada, con la política a mano, y se puede devolver.

Autor: Edgar Imaz Mauriz, CEO de KAPATAZ