Función en desarrollo. El fichaje de KAPATAZ todavía no está disponible.
Excel o app para fichaje y dietas: cuándo cambiar
KAPATAZ · Publicado el
Para el fichaje, sigue con Excel mientras una persona guarde un solo archivo y se sepa quién lo ha tocado. Para las dietas de viaje, el cambio compensa cuando hay varias personas, varias obras y alguien tiene que decir que sí o que no a la nota.
El fichaje de jornada de KAPATAZ está en desarrollo. No calcula nóminas y hoy no deja la jornada registrada. La liquidación de gastos de viaje es otro módulo, y ese sí está disponible. Si el registro de tu empresa vale ante una revisión laboral lo confirma quien lleva lo laboral.
Quién escribe la hora
Excel aguanta si el encargado rellena la hoja de un equipo pequeño y la guarda él. Se tuerce cuando cada persona manda su hora por WhatsApp y alguien la pica el domingo. Ahí la hora ya no es la del operario: es lo que el otro entendió.
Una app compensa cuando cada operario entra con su usuario y apunta lo suyo. Menos transcripción, menos «yo entendí las ocho».
Cuando el equipo no está en la misma obra
Si todo el mundo está en el mismo tajo, una pestaña basta. Si el equipo se reparte, la hora y la dieta tienen que decir en qué obra estaban. Una columna llamada «sitio», rellenada a mano, acaba con tres nombres distintos para el mismo portal.
El momento de cambiar llega con más de una obra abierta y gente que no coincide en el mismo sitio toda la semana.
El olvido y la celda borrada
El olvido, la salida tarde y el día sin fichar son el uso normal. En Excel se arreglan borrando la celda. Al mes, nadie recuerda cuál era la hora primera.
En el diseño del fichaje de KAPATAZ, que todavía no se puede usar, un fichaje ya registrado no se edita ni se borra. El olvido se pide y el responsable lo aprueba. La corrección queda como un registro nuevo, al lado del original. Hasta que eso esté en producción, el fichaje de la empresa sigue siendo el que ya tenéis.
Quién puede ver el archivo
Hace falta poder decir, sin reconstruir el libro, quién anotó, quién cambió y quién dio el visto bueno. Un Excel compartido con permiso de edición no lo guarda: gana quien guardó el último.
Y hace falta que el operario vea lo suyo y el responsable vea a su equipo, no a toda la empresa. Si hoy todo el mundo abre el mismo archivo, ese reparto no existe.
El rato que se va en revisar
Lo que cansa de Excel no es escribir la hora. Es buscar el hueco, cruzarlo con la obra y perseguir el justificante de la dieta. Si eso cabe en un rato y el equipo es estable, cambiar solo añade otro sitio donde mirar.
El rato se dispara cuando la revisión dura más que el parte, o cuando la misma dieta se discute dos veces porque el papel no estaba. Cómo tratar dietas y desplazamientos de una cuadrilla está en la guía de dietas y desplazamientos para obras.
Excel o app, cuando el módulo exista
| Qué miras | Excel | App, cuando exista |
|---|---|---|
| Usuarios | Quien tiene el archivo lo edita | Cada persona entra con su acceso |
| Obras | Una columna o una pestaña, fácil de mezclar | El parte y la dieta quedan en su obra |
| Incidencias | Una nota en una celda. Se puede borrar | Un olvido se pide. No se reescribe la hora a mano |
| Trazabilidad | Depende de no machacar el archivo | Queda quién pidió y quién aprobó |
| Permisos | Quien abre el archivo puede verlo todo | El responsable ve a su equipo, no a toda la empresa |
| Esfuerzo de revisión | Recorrer filas y buscar el hueco | Aprobar o devolver lo que ya viene pedido |
La columna de la app es el criterio con el que se está dibujando el módulo. No es una pantalla que hoy se pueda abrir para fichar.
La dieta y el fichaje van en listas distintas
La dieta es un gasto: comida, hotel, transporte, kilómetros, con su justificante y con alguien que aprueba. El fichaje es la jornada. Juntarlos en la misma hoja parece orden y mezcla dos revisiones distintas.
La liquidación de gastos de viaje ya está: el operario anota la nota en el móvil y el responsable la aprueba o la devuelve. El fichaje, no. Su página, todavía de diseño, es fichaje y ausencias.
Preguntas frecuentes
¿Ya se puede fichar con KAPATAZ?
No. El fichaje y las ausencias están en desarrollo. Hoy no se pueden usar ni contratar. Este texto dice cuándo tendría sentido cambiar, no cómo fichar ahora.
¿Las dietas de viaje son el mismo módulo que el fichaje?
No. La liquidación de gastos de viaje (comida, hotel, transporte y kilómetros) ya se puede usar: el operario envía la nota y el responsable la aprueba o la devuelve. El fichaje de jornada es otra cosa y todavía no está disponible.
¿Excel deja de valer para el registro de jornada?
No por el hecho de ser Excel. Vale mientras haya un solo archivo, se sepa quién lo ha tocado y la revisión no dependa de rehacer la hoja. Si eso falla, el soporte ya no es el problema: lo es la falta de rastro.
¿Una app de fichaje sustituye a la asesoría laboral?
No. Ni Excel ni el diseño del fichaje de KAPATAZ calculan la nómina. La revisión laboral va antes de usar cualquier registro en producción.